5 voordelen van systemen aan elkaar koppelen
Het koppelen van systemen helpt organisaties om efficiënter te werken. De juiste koppelingen kunnen al snel één medewerker minder op de payroll betekenen. Of tijd vrijmaken om leuker werk te doen dan administratieve taken. In dit artikel vertellen we je alles over het verbinden van verschillende systemen.
Over systemen koppelen
Een systeem is de verzamelnaam voor digitale toepassingen zoals websites, applicaties en software. Veel organisaties gebruiken verschillende systemen in hun bedrijfsvoering. Door deze systemen aan elkaar te koppelen kunnen ze onderling data uitwisselen en met elkaar communiceren.
Voorbeeld
Door je website, online agenda en boekhoudpakket aan je CMS te koppelen, kan data over en weer verzonden worden. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Wanneer iemand een formulier op je website invult, wordt deze persoon als nieuwe lead in je CMS-systeem geregistreerd.
Je CMS-systeem plant een afspraak op een beschikbaar moment in je agenda om deze nieuwe lead te bellen.
Wanneer deze nieuwe lead besluit klant te worden, worden zijn gegevens met één druk vanuit je CMS overgezet naar je boekhoudpakket.
Waarom systemen koppelen?
Leuk hoor, dat versturen van data van het ene naar het andere systeem. Maar waarom zou je dat doen? Het koppelen van systemen heeft verschillende voordelen.
Maakt automatisering mogelijk - Dezelfde gegevens in verschillende systemen? Automatisch data versturen, aanpassen en/of verwijderen in meerdere systemen neemt veel mensenwerk uit handen. Als een klant zijn adres wijzigt hoef je dit bijvoorbeeld maar in één systeem aan te passen, waarna het automatisch in je andere systemen gewijzigd wordt.
Tijd en kosten besparen - Minder mensenwerk betekent minder tijd en kosten. Maar ook dat je minder tijd kwijt bent aan administratie en dus meer tijd overhoudt voor leuk werk!
Voorkomt menselijke fouten - Bij het handmatig invoeren van gegevens in verschillende systemen ligt een foutje altijd op de loer. Computers maken deze fouten niet.
Interessante inzichten - Systemen koppelen maakt het mogelijk om interessante dashboards te maken met gekoppelde data. Bijvoorbeeld het verschil tussen de gemiddelde beoordeling van een bezoeker van je webshop en een gebruiker van je app.
Creatieve verwerkingen - Door data van Buienradar te koppelen aan Mailchimp kun je bijvoorbeeld je nieuwsbrief (over regenkleding) versturen zodra het lekker hard regent in de ontvanger zijn woonplaats. Dat is slechts één voorbeeld van creatieve manieren van data koppelen.
Hoe verbind je systemen aan elkaar?
Systemen aan elkaar koppelen doe je met API: een Application Programming Interface. Wanneer een systeem een API beschikbaar heeft, is het mogelijk om gegevens uit te lezen. Je kunt een API zien als een ingang, zoals een USB-poort. Tussen verschillende ingangen kun je vervolgens een ‘digitaal kabeltje trekken’ om de systemen aan elkaar te koppelen. Zo’n kabeltje noemen we een API-koppeling.
Met een API-koppeling is onderlinge communicatie mogelijk. Maar de gegevens spreken misschien niet dezelfde programmeertaal. Daarom moet een API-koppeling data niet alleen versturen naar het andere systeem, maar ook vertalen.
Kan ik elke software met elkaar verbinden?
Veel populaire systemen stellen tegenwoordig een API beschikbaar. Ook zijn er vaak al API-koppelingen gebouwd om met andere populaire software gemakkelijk te verbinden.
Maar dit is lang niet altijd het geval. Als er nog geen API-koppeling gemaakt is, kun je deze zelf bouwen of laten bouwen. Ook komt het voor dat het uitlezen van data niet mogelijk is gemaakt of dat de techniek niet meewerkt. Helaas kun je dus niet elke software met elkaar koppelen.
Systemen op maat koppelen
Om je organisatie digitaal te stroomlijnen, is het slim om verschillende systemen aan elkaar te verbinden. Onze developers hebben veel ervaring met API-koppelingen en automatisering. Lees meer over onze API & Automation dienstverlening of neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.
